文字秘书要建好“四库”

有人形容文字秘书是“喝墨水，费脑水，流汗水，吐苦水，没油水”，但凡事都有其自身的规律和技巧，写材料也不例外，文字秘书提高工作水平和效率，除了从内心真正热爱这份工作外，还要注意建好“四库”。

建好“政策资料库”，让文章有“高度”

初学写材料的人可能会遇到这种情况，自己熬了一个通宵写出来的初稿，领导看后评价“材料高度不够”，什么叫“高度不够”?说白了就是写出来的材料缺乏思想性。

要让材料有高度，平时需注意三个方面的学习：

一是对国家大政方针政策特别是与本单位业务相关的国家政策的学习；二是对上级部门重要文件和决策部署精神的学习；三是对各类重要会议和领导讲话精神的学习。

让这些政策精神和要求真正融入大脑，才能站得高、看得远、写得透。

这些年来，我坚持按照“国家政策”“各级文件”“上级领导讲话”“重要会议部署”“报刊摘录”等类别建立政策理论资料库，并定期进行整理，增加新政策、新文件、新资料，删除过时内容。有时间就打开资料库学习研究，还建立了专门的“政策研读笔记”，随时将自己的理解和想法记录下来。通过日常学习和积累，写材料时对上级精神的把握和运用就比较得心应手。

建好“单位史料库”，让文章有“厚度”

每个单位的工作、每个领导的思路，都有其延续性。作为文字秘书，必须要对本单位的发展历程、规划计划、目标走向，特别是一些重点业务工作的推进，有全面的了解和把握，否则写出的材料会缺乏“厚度”。

我所在单位，是一个从油气田主业剥离出来、专门保障油气田生产和员工生活的服务企业。2008年组建之初，有员工9000多人，管理着18个员工生活基地、207个员工生活居住区，基层单位分布于四川、重庆的120个市、县、镇(乡)。由于“体形”过于庞大，从2012年开始，西南油气田实施了矿区业务改革，压减管理机构和冗员，推进业务重组和社会化业务移交。对这样一项持续多年的企业重大改革，文字秘书如果不全面了解改革历程、目标、重点、推进思路、推进举措等，要写一篇改革方面的材料，必定会挂一漏万。因此，合格的文字秘书一定要建立单位的历史资料库。

我这几年建立的单位史料库，内容包括以下几个方面：

一是本单位历年综合性工作总结；二是重点工作推进情况资料；三是重要文件资料；四是重要领导讲话；五是历年大事记；六是重要历史图片资料等。

这会极大地方便对历史资料的查阅回顾，并增加材料的纵深感、厚重感。

建好“同行经验库”，让文章有“宽度”

一些秘书在写材料特别是写经验交流材料时，经常会在后面加上“我们一定会借鉴兄弟单位的宝贵经验，推进××工作更上新台阶”这样的话。的确，单位之间、同行之间工作经验的相互学习和借鉴，是推进工作的有效方式。对文字秘书而言，建立“同行经验库”不但很有必要，而且十分重要。

它的内容应包括两个方面：

一是写作经验库的建立。虽然说文无定法，但材料写作有它的规律性。这些规律或经验往往掩藏在一些有经验的“老秘”撰写的文字材料中。我经常利用参加各种经验交流会、工作汇报会以及外出学习调研等机会，广泛收集各种类型的文字材料，将它们扫描成电子文档，按照“工作报告”“总结汇报”“经验材料”“领导讲话”等进行归类，形成“材料写作经验库”，随时学习和借鉴。

二是同行工作经验库。每个行业、每个单位的工作都有可借鉴之处。在写材料时，要注意吸收其他单位的好做法、好经验。我经常随单位领导到外油田、外单位学习调研，或参加各类工作汇报会，十分注意收集各单位工作汇报、经验介绍等文字资料，将其整理成“同行经验库”，并仔细研究，找到与本单位工作的相似、相通之处，再结合单位工作实际，适时将有关经验融汇到工作报告、工作部署类的材料写作中，形成新的举措和方法，指导本单位的工作实践。

建好“单位信息库”，让文章有“深度”

这里所说的“深度”，是文字材料与单位实际工作联系之“深”，即文章要接地气。一篇“筋道”的文字材料，不但要体现宏观政策精神，还要深植于实际工作的厚土，紧密联系本单位实际情况。

这个信息库应包含两个层面：

一是本级单位信息资料。包括单位基本情况、重点工作安排、各阶段工作部署及完成情况、取得的成效及经验、各级领导到访及重要讲话资料等。

二是下级单位信息资料。包括各个单位基本情况、重点工作进展动态、工作特色及典型做法、面临的主要困难和问题等。

收集单位各类信息资料主要有以下几个渠道：

一是整理各部门和单位日常工作汇报材料；二是参加各部门、各单位重点工作专题汇报会；三是跟随领导到各单位检查调研；四是关注内参资料和内部网页上发布的单位日常工作动态。