问题公文退文注意“五有五忌”

　　公文办理中经常会遇到退文的情况。退文不是目的，以问题公文的“退”实现公文质量的“进”才是我们所追求的。笔者在实际工作中总结，要把退文作为提高公文水平的有效途径，着力做到“五有五忌”。

　　1、要退得有理有据忌凭主观臆断和个人喜好

　　公文收文要依照《党政机关公文处理工作条例》等有关规定，退文也必须按照规定，决不能凭想当然或者个人喜好，要根据制度规定明确退文的范围。如，内容出现明显差错、文种使用错误、报告夹带请示、报送形式不规范等。

　　2、要退得有规有矩忌不讲程序随意退

　　对于需要退回的问题公文，要严格按照程序办理，决不能随意退文、任性退文。实际工作中可采用找、填、审、告的步骤：找，就是要在制度规定中找出退文依据，明确公文中存在的错误和不足；填，就是填写退文表，写清楚来文时间、来文单位、文件标题、发文字号、错情内容等关键要素；审，就是要逐级审批，按程序报办公室分管领导审签确认后作退文处理；告，就是要通过书面或者电话等方式，告知来文单位退文情况。

　　3、要退得有情有义忌让人难以接受

　　问题公文的退文既要做到严格执行规定，也要注意做到让拟制单位在接受退文时“气顺”。一方面，要把文中存在的问题一一标注出来，把规定和要求讲清楚；另一方面，要以友好的方式做好解释说明工作，特别要注重方式方法、口气语气等，避免让人觉得冷冰冰、硬邦邦，不近人情，甚至颐指气使、高高在上。要让拟制单位清楚了解问题所在，同时明确如何修改完善问题公文，从而为提高公文质量打下基础。

　　4、要退得有头有尾忌一退了之

　　退文不是目的，也不是结束，而是通过退文，让拟制单位及时修改完善，重新提交符合要求的公文。因此，完成退文后，千万不能觉得万事大吉了，必须跟踪公文的修改情况。必要时，办公室办文人员要跟拟制单位共同讨论，找到问题症结，然后对症下药，尽快修正定稿，防止耽误和影响工作。

　　5、要退得有“风”有“化”忌类似的问题反复出现

　　退文要做到“退了一个文，启发更多人”，从而实现问题公文越来越少的目标。要针对退文中存在的共性问题，及时总结梳理，通过举办培训、定期通报等方式，让各单位吸取教训，防止类似情况再次发生。