如何在公文中正确附注联系方式？

　　“没有联系人！这个件该问谁啊？”办公厅(室)文秘部门的很多同志在工作中都曾有过这样的抱怨。办公厅(室)日常公文往来频繁，在办理过程中经常需要沟通、咨询和协调，公文中如果没有留下承办人员联系方式，就会给公文处理工作带来诸多不便。

　　虽然《党政机关公文处理工作条例》没有对是否附注联系方式提出硬性要求，但从工作实际出发，对适合的文种，准确地附注联系方式十分必要。

　　1、为什么要附注联系方式

　　通过联系方式，与来文单位承办人员充分有效地沟通，有助于公文运转高效有序、办理准确得当，具体可归纳为“四个有利于”。

　　一是有利于准确把握公文主旨。公文应当庄重平实、严谨规范、简洁明了，但也有一些公文表述含糊、模棱两可、甚至引发歧义，这就需要与来文单位公文承办人员充分沟通，以准确了解行文背景和深层意图。

　　二是有利于提高效率。文秘部门作为办公厅(室)的“窗口”单位，事情多、任务重。公文中附注了联系方式，如果对文字内容、格式要素存在疑问，就能够有效沟通并得以解决，在一定程度上可以缩短公文办理时间。如果遇到重大突发事件，第一时间与承办人员取得联系，就能够及时掌握第一手信息和事件最新进展，为领导决策提供依据。否则，几番周折，容易误时、误事。

　　三是有利于控制知悉范围。涉密公文的办理，应严格保密，包括文件的标题和关键词等。特别是一些密级较高的公文，如没有留下联系方式，需要沟通时，只能在来文单位中反复询问公文办理部门和承办人员，在找寻过程中，为准确定位，难免会对文件内容有所提及，无形中扩大了公文知悉范围，增加了泄密风险。

　　四是有利于增强责任意识。强调在公文中留下联系方式，承办人员作为责任人之一，就会在起草、校对、核发等文件制发前的各个流程和环节更加认真负责，一定程度上能够倒逼公文质量提高，降低出错率。

　　2、什么样的公文需要附注联系方式

　　笔者认为，在党政机关公文中需要附注联系方式的大体有三类。

　　一是请示。适用于向上级机关请求指示、批准。例如下级机关请示的重大问题、需要帮助解决的困难、批准职权范围以外的业务等诸多事项，在办理过程中，涉及文种使用、行文规则，所请示事项的合法、合规、合理性，以及历史沿革、背景资料等情况，势必会有很多问题需要沟通联系。

　　二是报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问等。虽然大多数常规性报告无需沟通，但对公文中出现的表述有误、提法不妥、错字别字、要素不全、格式不准等问题，在不影响运转时效的前提下，受文单位文秘人员应当严格把关，联系来文单位承办人员，告知错情并请予修改，以维护公文的规范性、准确性和严肃性。

　　三是函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函作为常用文种，广泛用于申请、咨询、洽谈、通知、答复等业务。因机关之间不相隶属、业务没有交集，仅就某事偶有联系，难免会受行业知识缺乏、背景成因不明影响，需要进一步沟通交流，弄清情况。为避免跨部门找寻承办人员耗费不必要的时间和精力，此类函件更应留下联系方式。

　　3、哪些同志应作为联系人

　　作为公文联系人要熟悉各方面情况，在接受咨询时，能够答得上来、讲得明白。但在实际工作中，有些公文所留联系人是参与公文某一方面工作的干部，对文件整体情况掌握不全、了解不深。更有甚者，所留联系人是单位里负责文件印制的职工，回答提问更是无从谈起。

　　针对上述情况，若条件允许，应留两位联系人，前者应是承办部门主要负责同志，后者是具体承办人员。如此，遇到问题，可以视情况有针对性地联系，避免承办人员反复请示耽误时间、延误进展。再者，可以防止因某一位同志联系不畅影响公文运转。

　　此外，作为联系人要保持通信畅通。通常讲，应在文尾将办公电话号码和个人手机号码同时标明。但实际工作中，往往未标明联系人手机号码，有的是承办人员认为标注私人电话，显得公文不太正式，也有一些承办人员不愿在八小时以外被打扰。其实，留下私人电话，不仅方便联系、利于工作，也能体现该同志的敬业程度、责任意识和担当精神。

　　4、联系方式在公文中的位置

　　《党政机关公文格式》国家标准规定：附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。