专职秘书怎样管文办事为人？

　　专职秘书是近距离服务领导的参谋助手。笔者总结，当好专职秘书要紧紧抓住管文、办事、为人三方面，做到三个“好”。

　　管好文件是基础

　　文件往来是领导开展工作的重要方式。作为领导的“左右手”，秘书人员承担大量文件的收、转、办。这里的文件指的是广义上的，包括红头文件、电报、信息、材料、信件及领导批示等。如果重要文件耽误了，紧急文件办慢了，涉密文件弄丢了，都极可能引发严重后果。要靠制度管文，把有关文件管理的制度规定牢记于心，付之于行。此外，还要在日常工作中养成良好习惯。

　　科学分类。将文件按类型、属性、密级及领导阅读习惯进行科学分类。少数重要或特殊“阅件”常隐含办理事项，应细心辨识，避免耽误；遇领导外出，文件有所积压，还应精准筛选，列出清单，方便领导审阅。

　　认真把关。有些文件途经多“手”，需搞清来龙去脉，提出办理建议，以供领导决策参考。要重点解决好“收与不收”的问题，看是否有“夹生饭”，特别是涉及人、财、物的，是否过得了政策关、程序关、法律关等，是否与有关部门沟通过，必须一一确认。

　　登记在案。领导批示和需清退的密件，应统一编号，登记内容，建立台账，实行数字化管理，便于查询、跟踪、落实和归档。

　　及时送阅。急件、要件立即呈阅，一般件、普通件则按领导习惯集中分次送阅，还应注意特定时刻这两类件会相互转化。要重点解决好“报与不报”问题，比如深夜领导休息了，急件、要件“烫”在手里，此时须谨记“秘书没有权力决定报与不报，决策权在领导”，该报还是得报，至少应先口头报，不得擅自做主。有时文件紧急而又敏感，不宜直接在电话或短信上报告，这就要讲究“说”的技巧、把准“说”的分寸，将敏感的关键词替换成日常的惯用语。这靠的是平时经验的积累、与领导间的默契。

　　落实反馈。对领导批示要雷厉风行、马上就办，督促责任到位，跟踪落实到底，注意适时反馈、阶段性反馈，做到件件有着落、事事有回音。

　　密柜存放。严格执行保密规定，密件不私自带离办公室，用完及时锁入密柜，做到滴水不漏。

　　做好清退。及时提醒领导，按规定收回阅毕密件，据编号有序存放，按要求做好清退、销毁。

　　办好事情是关键

　　秘书人员的主要职责是服务，要以尽心、细心、恒心，落实好每一件事情，减少领导的“后顾之忧”。

　　不能忘事。有时因工作多、事情急，一件事未了其他事紧跟着挤进来，自认为已经牢记不忘的事还是给忘了，过后才后悔不已。因此，要科学合理安排好领导交办的各类事项，做到长计划、短安排，完成一件、销号一件，“日清月结”，不打折、不遗漏。

　　不能错事。凭经验办事，有套路可循，固然省时省力，却容易陷入“想当然”的误区。要少一些“我以为”“可能是”，多一些“我肯定”“明确是”。问题往往就容易出在最意想不到、最不应该出错的地方。例如，发短信给领导报告有关事项，一时未收到回信，如果想当然地认为领导肯定看到了，未作确认，差错往往就会产生。可见，须打破惯性思维，每一件事都办到位，“一竿子插到底”。日常协调事项、安排会议、起草文稿等，要准确领会领导意图，力求做到思考在前、请示在前、准备在前、提醒在前。既要从全局的角度和讲政治的高度考虑和处理问题，做到“大事不糊涂”；又要在细节中见真章，做到“小事不马虎”。

　　不能误事。秘书工作事务繁杂，要学会“弹钢琴”，厘清工作的主次先后、轻重缓急，抓大事不放、抓急事先办，还须24小时“不脱岗”，确保随时能够联系得上、找得到人、办得了事。重点处理好关键节点和敏感时段工作，“一般”的事，在关键节点，可能就不一般；“简单”的事，在敏感时段，就不能简单处理。妥处这类事项，需把握时机，掌握火候，抓住特点，讲究技巧，运用智慧分析矛盾，有条不紊加以解决。

　　不能出事。秘书工作无小事，凡事必须认真。要杜绝“差不多”心理，这里差不多，那里也差不多，加起来就会“差很多”，长期下来，不仅对工作和事业发展不利，对个人品行、性格、习惯的塑造也不利。工作生活中，必须不折不扣地遵守党的政治纪律和政治规矩、遵守秘书管理的有关规定，进一步强化组织观念和程序观念，严格执行请示报告制度，坚决不用领导的影响和自己特殊的工作条件谋取私利。对领导定了的事，严格按领导意图办，不自作主张或随意解读；向领导反映情况和意见，实事求是、真实准确，不避重就轻或添油加醋；协助领导开展工作时，注意维护领导班子之间的团结。

　　进一步而言，办好事情必须摒弃“拨一拨、转一转”的被动工作模式，把“领导要我做什么”与“我能为领导做什么”结合起来，强化责任意识、创新意识，突出精细化、个性化服务，向上多请示汇报，对下多掌握实情，左右多沟通商量，提高工作的统筹性和预见性，做到“主动不盲动、服从不盲从、补台不拆台、尽职不越权、到位不缺位”。要将务实与务虚相结合，总结工作规律，把一些好的经验、做法，梳理固化下来，有的形成预案，遇事才能了然于胸，从容不迫；还可以查找自己及他人工作的一些失误，把事例汇集起来，分析原因，从中汲取教训和收获感悟，举一反三，引以为鉴，杜绝工作中类似差错的发生。

　　做好自己是根本

　　秘书的工作性质，决定了要正确对待名利荣辱，树立无私奉献的精神，不断加强和深化自身的修养。因此，秘书人员还需不断强化自身修养，夯实“自己”这个根本。

　　坚定理想信念。“秘书没有权力，但接近权力；秘书不直接作决策，但影响决策。”正是秘书的这一独特属性，往往容易成为外界“围猎”的对象。近年来发生的一些秘书人员违纪违法案件，根源就在于理想信念这块“压舱石”发生了动摇，世界观、人生观、价值观这个“总开关”出现了偏差。只有补足精神上的“钙”，筑牢理想信念根基，才能练就“拒腐防变”的“金刚不坏之身”。要坚持用党的理论创新成果武装头脑、锤炼党性品格、涵养理想信念，认真按照中央关于全面从严治党的新要求，用好批评与自我批评武器，始终做政治上的“明白人”。

　　提高能力素质。适应新常态、引领新常态，需要以“等不起”的紧迫感、“慢不得”的危机感、“坐不住”的责任感，不断加强学习，提高能力素质。要向理论学。深入学习领会习近平新时代中国特色社会主义思想，提高运用马克思主义立场观点分析、解决问题的能力。要向实践学。结合领导要求，立足工作实际，本着“缺什么补什么”的原则，加强对业务及有关知识的学习，不断拓宽视野，完善知识结构，努力成为一名张口能讲、提笔能写、遇事能办的全能型秘书。要向群众学。沉下心来“晴耕雨读”，笃行不倦，尤其要充分利用随领导赴基层调研的机会，深入基层，深入群众，多听多看，学思践悟，砥砺作风，接上地气。

　　培养优良作风。慎独、慎初、慎微、慎交友，自觉接受组织的管理、教育和监督；向服务的领导学习，学习作风操守、为人处世、工作方法；继承和弘扬老一辈秘书人员的优良传统和作风，与优秀秘书人员“对表”，在不断博采众长中修身立德，固本强基，成长进步。

　　特别值得一提的是，群众看领导机关、看领导同志，往往就是从秘书人员的日常表现去看，秘书人员说话办事必须站准位置、耐心细致、谨言慎行、平等待人，以优良的作风和优质的服务架起领导机关、领导同志与群众之间密切联系的坚实桥梁。